Le multisite peut se décliner de diverses manières, les responsables RH peuvent être amenés à gérer plusieurs grandes équipes sur un seul site ou bien dans des villes, des pays et mêmes des continents différents. Les employés peuvent également être versatiles et donc travailler à divers endroits d’un jour à l’autre selon les scénarios qui se présentent. Tous ces cas de figures sont uniques et peuvent facilement devenir de véritables casses-têtes si de bonnes pratiques organisationnelles ne sont pas mises en place. Nous vous confions donc les secrets d’une gestion optimale de vos équipes, peut importe où elles se trouvent !
Défis
Le premier auquel faire face, c’est le manque de contact humain : comment motiver et épauler les travailleurs en n’étant pas sur le terrain avec eux ? Le piège est de ne pas comprendre leurs réalités et leurs besoins, et qu’ils se sentent donc démotivés et en décalage avec l’équipe de gestion.
Il y a également le risque de ne pas avoir les bonnes informations à portée de main, comme connaître les qualifications et les disponibilités de l’ensemble des employés. Cela peut mener à faire des erreurs lors de la création d’horaires par exemple, et alors ralentir les processus opérationnels.
Votre travail se complique également si tous les pôles n’ont pas les mêmes conventions collectives ou règles de santé et sécurité, un quiproquo entre deux sites est vite arrivé !
Finalement, tous ces défis prennent racine au même endroit : la communication. Elle doit être claire, simple et se rendre jusqu’à tous les membres de l’équipe sans exception. Relever ces défis a l’air d’être insurmontable ? Pas de problème, nous n’avons que des solutions !
Nos conseils
Déléguez
Même avec toute la bonne volonté du monde, vous ne pouvez pas tout gérer à distance, il faut une personne ressource sur chaque site qui communiquera avec vous et les autres responsables des ressources humaines. Faire du micromanaging prends du temps et de l’énergie, vous vous ferez une faveur en permettant au superviseur de gérer les problèmes quotidiens se passant sur le terrain. Votre équipe sera plus autonome et le climat de confiance n’en sera que renforcé, et cela ne peut que faire du bien à votre entreprise à long terme.
Écoutez
Déléguer certaines tâches est un bon début, mais n’oubliez pas de rester en contact avec les membres de chaque pôle. Selon la logistique, rendez-vous sur place !- ou bien organisez régulièrement des conférences Zoom ou Skype -plus pratiques, on ne se le cachera pas, et en plus vous pouvez parler à tous les superviseurs en même temps si le fuseau horaire le permet. De ce fait, vous réduirez la distance psychologique en étant au courant de ce qui se passe sur le terrain, en vous assurant que toutes les équipes ont tout ce dont elles ont besoin et, surtout, qu'elles sont sur la même longueur d’onde.
Normalisez
Pour que vos employés soient tous à la même page il n’y a qu’un mot : standardisation. Si les employés doivent travailler aujourd’hui à l’endroit A puis le lendemain à l’endroit B, il faut que les règles soient les mêmes pour que les employés se sentent à l’aise et qu’ils soient efficaces qu’importe l’endroit d’où ils travaillent. Assurez-vous que les managers aient tous la même documentation concernant les marches à suivre et qu’ils les respectent. La communication entre vous et les superviseurs sera plus fluide et il y aura de moins en moins de malentendus. Une bonne communication, c’est assurer une grande partie du succès d’une entreprise.
Centralisez
Justement, pour que tous les groupes avancent facilement dans la même direction en suivant les mêmes règles, la solution est la centralisation des données sur une même plateforme numérique. Accessible à tous les membres de l’organisation, il sera plus facile de garder un œil sur les activités de tous et toutes et de transmettre les communications de façon claire et rapide à chaque branche. Cela empêche également les cafouillages technologiques, par exemple si le bureau de Toronto n’utilise pas la même plateforme que celui de Budapest, les opérations seront ralenties et les deux bureaux devront s’adapter à la technologie de l’autre, ce qui représente une double charge de travail totalement contre-productive.
Automatisez
Pour que la plateforme soit optimale, assurez-vous qu’elle se base sur l’automatisation : les mêmes processus pour remplacer un employé s’appliquent à tous les sites ? Tous les horaires sont créés de la même manière ? Pourquoi perdre du temps à configurer chaque emplacement séparément et à la main quand une intelligence artificielle peut tout paramétrer en un rien de temps ! L’outil que vous choisissez à pour but de vous faciliter la vie en s’adaptant à votre réalité, pas le contraire.
Appliquez ces recommandations une étape à la fois, prenez le temps de vous renseigner et d’établir une stratégie adaptée à vos besoins et la gestion multisite n’aura plus aucun secret pour vous !